Bahan Ajar : Melakukan Negosiasi

PENDAHULUAN

A. Pengertian Negosiasi.
Sejak manusia dilahirkan telah memiliki kemampuan melakukan negosiasi. Dalam segi kehidupan setiap orang secara tidak sadar telah melakukan negosiasi setiap hari. Dalam kegiatan di kantor, di sekolah dan di rumah tangga ( keluarga ). Hanya saja kemampuan menerapkan negosiasi tersebut satu dengan lainnya memiliki kemampuan yang berbeda. Kemampuan bernegosiasi ini dapat diperhatikan dalam hubungan pergaulan ditengah masyarakat.
Demikian pula dalam kegiatan dunia dagang sangat diperlukan negosiai atau hubungan usaha sangat besar pengaruhnya dalam meningkatkan kemajuan usaha dan keuntungan.oleh karena itu, setiap pelaku penjual harus memiliki kemampuan mela-kukan negosiasi. Kunci sukses seorang petugas penjual ( wiraniaga ) dalam bidang perdagangan tidak hanya menyangkut masalah bagaimana membujuk calon pe-langgan mau mengambil keputusan membeli barang atau jasa, tetapi juga bagaimana dapat menimbulkan kesan baik kepada orang lain selama melakukan hubungan. Ne-gosiasi tidak akan dapat berjalan baik, apabila salah satu pihak tidak ada menaruh rasa simpati.
Dalam kamus Bahasa Indonesia, sangat jelas ditegaskan bahwa pengertian negosiasi adalah perundingan dan atau penutup suatu perjanjian. Menurut Alan N. Shcoonmeker, memberi pengertian negosiasi adalah suatu metode untuk mencapai perjanjian dengan unsur-unsur koperatif maupun kompetitif. (Drs. S. Adli Nur : Analisa Pasar untuk Pengadaan Barang. 1996 : 66). Pengertian memiliki metode adalah adanya rangkain kegiatan yang harus diikuti secara sistematis yang telah ditentukan. Sedang pengertian koperatif adalah adanya keinginan dari kedua belah pihak untuk mencapai kata sepakat dan diterima secara bersama.
Tanpa adanya keinginan dari kedua belah pihak, jangan harap akan terjadi negosiasi. Kompetitif lahir setelah adanya keinginan bersama untuk mencapai sepakat dengan hasil terbaik dari masing-masing pelaku negosiasi yang dapat menguntungkan usahanya.

B. Ciri-ciri Negosiasi.
Dalam praktek, keterampilan bernegosiasi bukan hanya dilakukan pada saat menual barang dan jasa, tetapi juga diperlukan pada saat membeli barang dan jasa dari produsen atau penjual. Kemampuan bernegosiasi mutlak dilakukan oleh pelaku dagang, seperti : makelar, komisioner, agen dan wiraniaga sebagai petugas penjual

Dewasa ini sudah semakin banyak para penjual yang menawarkan sejumlah pro-duk sejenis dengan merk berbeda. Sehingga petugas penjual harus mampu membangkit-kan minat calon pelanggan terhadap produk yang ditawarkan. Kemampuan membangkitkan minat calon pelanggan, berarti memiliki kemampuan berkomunikasi. Kemampuan berkomunikasi inilah yang disebut dengan bernegosiasi. Sebab petugas penjual dengan calon pelanggan harus mencapai persetujuan dalam perundingan tentang harga, syarat penyerahan dan syarat pembayaran barang. Sehingga penjual memperoleh sejumlah pesanan dari calon pelanggan, tanpa harus mengeluarkan biaya lebih besar yang dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan. Dengan demikian kebutuhan akan pengetahuan bernegosiasi, saat ini merupakan kebutuhan penting dalam kegiatan bisnis, termasuk memasarkan barang di toko dan diluar toko.
Adapun ciri-ciri negosiasi dapat disebutkan seperti berikut ini :
 Pelaku negosiasi minimal dilakukan oleh dua orang atau kelompok.
 Kedua belah pihak saling memiliki kepentingan yang sama.
 Minimal kedua belah pihak pernah melakukan hubungan kerjasama.
 Mempunyai tujuan yang sama.
 Aktivitas umumnya melibatkan presentasi yang berifat penawaran dan permin-taan diantara kedua orang atau kelompok.


C. Bentuk Perundingan atau Negosiasi.
Negosiasi dapat dilakukan oleh petugas penjual di dalam toko dan diluar toko dengan lakukan mengunjungi calon pelanggan. Negosiasi atau perundingan yang dilakukan oleh petugas penjual, umumnya langsung membawa objek dagangan. Se-dang negosiasi tingkat atas umumnya dilakukan oleh para maneger atau petugas khusus yang dihunjuk oleh pimpinan perusahaan. Pembahasan perundingan yang akan dilakukan oleh petugas penjual, akan dibahas pada topik berikutnya.
Sebelum melakukan negosiasi, manager atau petugas yang diutus, sebelumnya harus diperiapkan dengan baik. Hal ini menyangkut nama baik usaha yang akan diba-wakan petugas negosiasi kepada perusahaan lain. Mengapa petugas negosiasi perlu dipersiapkan dengan matang ? Pemahaman ini diperlukan untuk mengetahui watak atau sifat lawan negosiasi, memahami batas kepentingan yang harus diperjanjikan sebagai penguasaan materi perundingan dan pemilihan waktu yang tepat untuk mela-kukan perundingan atau negosiasi. Dengan mengetahui watak atau sifat lawan nego-siasi dan batas kepentingan, kita dapat dapat menentukan langkah-langkah mengha-dapi lawan negosiasi dengan baik. Perlu diingat bahwa selama melakukan perundi-ngan harus menghindarkan perdebatan yang sifatnya menyudutkan lawan perundi-ngan atau negosiasi kita. Sehingga hasil perundingan atau negosiasi dapat me-muaskan kedua belah pihak ( win-win solution ) yang saling menguntungkan.
Menurut Bob Waworuntu, ada beberapa panduan yang perlu diperhatikan dalam melakukan proses perundingan atau negosiasi, yaitu :
 Pelajari isu yang akan dihadapi secara objektif.
 Tentukan luasnya objek pembicaraan.
 Tentukan pembicaraan yang harus ditangani.
 Beri kesempatan kepada lawan negosisasi untuk menyatakan setuju atau tidak setuju berikut dengan alasan.
 Jangan menyela pembicaraan lawan negosiasi, sekalipun perundingan tidak setuju. Jika mereka marah, jangan ambil hati dan biarkan mereka mengeluarkan kata-kata dari dalam hatinya dan tidak perlu menantang dalam bentuk emosi.
 Setiap argument atau penjelasan lawan perundingan harus diterima dan dipa-hami dengan baik sambil memperhatikan hal-hal seperti berikut :
o Bahasa badan, seperti air muka, sikap badan dan gerakan badan.
o Ketegangan yang ditunjukkan.
o Bila menekan pad hal-hal tertentu.
o Sikap bermusuhan tanpa alasan.
Sumber : Drs. S. Adli Nur : Analisa Pasar untuk Pengadaan Barang. 1996 : 68

D. Unsur-Unsur Negosiasi.
Dalam kegiatan perundingan tentu masing pihak sudah mempersiapkan diri masing-masing setiap presentasi dan jawaban yang diberikan. Kesepakatan adalah tujuan yang diharapkan oleh kedua belah pihak.
Dibawah ini akan dibicarakan unsur-unsur perundingan yang dilakukan para maneger atau petugas khusus yang dihunjuk oleh pimpinan perusahaan, yaitu :
 Negosiator atau juru runding.
Setiap pelaku negosiasi harus dipersiapkan sebaik mungkin demi kelancaran se-lama perundingan dilakukan. Persiapan ini meliputi kemampuan pengetahuan bidang perundingan, sikap negosiator dan keterampilan dalam melakukan pe-rundingan.
Adapun kemampuan pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diharapkan adalah seperti berikut :
o Memiliki kewenangan dalam melakukan tugas perundingan dan me-ngambil keputusan.
o Memiliki wawasan luas dalam bidang yang akan dibicarakan.
o Terampil dalam melakukan perundingan.
o Berkemampuan dalam berbicara dan berbahasa yang baik dalam me-nyampaian ide.
o Memiliki sikap dan penampilan yang baik.
o Mempunyai rasa percaya diri kuat.
o Komit atau tegas dalam tiap pembicaraan.
o Mampu mengendalikan emosi dan memelihara hubungan baik.

Sebelum juru runding ditugaskan, ada beberapa faktor yang harus diperhatikan demi tercapainya kesuksesan perundingan. Mengingat lawan rundingan belum dapat diketahui kekuatan dan kelemahannya, sekalipun gambaran awal sudah dapat dipahami secara abstrak. Untuk itu, perlu persiapan matang dalam mela-kukan strategi perundingan. Adapun bentuk penyusunan strategi perundingan adalah seperti berikut :

o Perlunya memahami sifat, karakter, kekuatan dan kelemahan dari pihak lawan perundingan.
o Tetapkan target minimum dan maksimum yang akan dicapai untuk dapat diterima.
o Gaya dalam melakukan perundingan untuk mempermudah presentasi dengan baik.
o Apabila diperlukan membentuk team perundingan dapat dilakukan menurut jumlah ideal.
o Memahami permasalah yang akan dirundingkan.

 Materi perundingan.
Tidak selama perundingan dapat membuahkan hasil yang diharapkan. Hal ini dapat terjadi dengan melihat kemampuan yang dimiliki juru runding yang diutus, penguasaan materi pembicaraan atau keadaan lawan runding belum siap atau membatalkan perjanjian. Namun demikian setiap juru runding sudah harus dapat menguasai materi pembicaraan secara seksama dari setiap yang akan dibicarakan. Untuk memudahkan pemahaman tentang hal-hal apa yang berhu-bungan dengan penguasaan materi perudingan, dapat dipahami dengan menga-jukan enam pertanyaan, seperti berikut :
o Apa yang akan dibicarakan.
Hal ini menyangkut materi pembicaraan, misalnya tentang kontrak hubungan kerja untuk mendapatkan mitra usaha, sperti PT. Telkom daerah pelayanan telekomunikasi Medan melakukan hubungan kerjasama dengan CV. Karya Dwi Utama – Medan, dalam hal kerjasama pemasangan instalasi telepon kabel.
o Siapa saja yang akan diutus sebagai juru runding.
Pimpinan atau maneger perusahaan harus menetapkan jumlah petugas nego-siator untuk diutus sebagai perwakilan. Apa bila dilakukan perwakilan, maka kepadanya perlu diberikan batas wewenang untuk mendapatkan kesepakatan. Memberikan materi perundingan.
o Siapa dan bagaimana karakteristik lawan negosiasi yang dihadapi.
Hal ini sangat perlu untuk mengetahui siapa dan bagaimana sebenarnya ka-rakteristik lawan negosiasi yang dihadapi. Tujuannya untuk mendapatkan gambaran orang yang akan dihadapi, sehingga memudahkan cara melakukan hubungan.
o Mengapa perundingan itu harus dilakukan.
Dalam hubungan dagang jual beli, tidak selama mulus terlaksana. Artinya bidang pekerjaan tertentu kalau tidak dicari, maka kita tidak akan men-dapatkan hasil. Jadi perundingan dilakukan setelah melihat intensitas yang dapat menguntung perusahaan.
o Kapan perundingan itu harus dilakukan.
Perundingan perlu diperhatikan waktu tepat, apakah sudah dihubungi ter-lebih dahulu lawan negosiasi atau sedang akan direncanakan dan berapa lama perundingan itu harus dilakukan. Masa penetapan perundingan amat perlu dipertimbangkan dengan matang, agar kedua belah pihak memiliki pewrsiapan dengan baik.

o Bagaimana sebaiknya perundingan itu dapat dilakukan.
Untuk menciptakan perundingan yang baik, perlu juga memikirkan ba-gaimana dan dimana perundingan itu dilakukan. Bagaimana mengatasi pe-rundingan kalau terjadi kebuntuan dari masing-masing pihak dan apa solusi yang harus dilakukan, apakah harus menunda untuk mendapat kesepakatan berikutnya ? semua ini harus perlu dipelajari dengan baik. Perundingan dapat dilakukan dengan cara mengunjungi pihak lawan negosiasi dimana perusahaan mereka berada. Juga dapat dilakukan dengan cara mengundang disebuah hotel atau restoran agar pembicaraan dapat terlaksanan dengan santai dan penuh keakraban.
 Strategi dan Taktik Negosiasi atau Perundingan.
Maksud dari pada strategi adalah rencana alur kegiatan perundingan. Strategi perundingan merupakan bagaimana melakukan pendekatan kepada lawan perundingan untuk men-dapatkan kesepakatan dari masing-masing pihak untuk tujuan tertentu. Sedangkan taktik merupakan pola pendekatan akan dilakukan agar proses pe-rundingan dapat berjalan dengan baik.
Setelah memahami penyusunan negosiasi atau pe-rundingan, maka langkah selanjutnya yang penting diperhatikan melakukan negosiasi atau perundi-ngan. Negosiasi atau perundigan, prosesnya tidak semudah kita banyangkan, sebab keduanya harus memperhatikan segi untung masing-masing. Con-toh, seorang penjual sepatu menawarkan harga se-patu lebih tinggi, sedang calon pembeli mengi-nginkan harga barang lebih murah. Harga tinggi, bagi penjual berarti keuntungan lebih besar, inilah tujuan penjual. Calon pembeli tentu akan memperhatikan jenis sepatu tersebut untuk mendapatkan harga sesuai kemampuannya. Setelah terjadi tawar menawar dengan menggu-nakan kata-kata yang dapat saling menundukkan lawan, sehingga diperoleh harga kesepakatan, maka terjadilah jual beli.
Lain hal dengan negosiasi atau perundingan yang dilakukan oleh pimpinan atau maneger, tidak semudah melakukan transaksi jual beli di toko. Mereka harus pandai mengolah bahasa tubuh, mimik ( pantomin ) dan intonasi kata seperti kasar dan lembut, untuk menghadapi lawan perundingan. Negosiasi atau perun-dingan terkadang dapat berjalan dengan mulus, terkadang sulit, hampir gagal dan gagal atau terjadi kesepakatan.
Berikut contoh skenario perundingan dikutip dari buku Analisa Pasar untuk Pengadaan Barang oleh Drs. S. Adli Nur ( 1996 ) yang diadaptasi dari buku Langkah-Langkah Memenangkan Negosiasi, oleh Alan. N. Schoonmaker (1993). Comtoh skenario dapat diperhatikan seperti berikut, sebuah lembaga konsultan komputer bidang pelatihan dan pendidikan yang dipimpin oleh Johan. Sedang satu lagi perusahaan yang cukup terkenal, yang di pimpin oleh Rudy.
Johan menyadari dan sangat kenal baik kalau Rudy termasuk manusia tangguh, ramah, periang. Dan setiap memulai pembicaraan Rudy selalu menciptakan suasana riang. Cerita negosiasi ini menyangkut pelatihan computer dan johan telah berulang untuk jasa pelatihan kepada Rudy sebagai pemilik usaha. Untuk lebih jelas perhatikan jalan ceritanya.
Johan mengunjungi kantor Rudy, dan dipersilahkan sejenak menunggu di ruang. Tidak berapa lama Rudy dating menjumpai Johan dengan senyum sambil berkata,
Rudy : Terimakasih atas kunjungan bapak, apa kabar.
Johan : Baik pak Rudy, anda sempat membaca proposal kami kan ?
( Rudy sedikit mengerutkan dahi atas kekasaran hati Johan dengan berkata : )
Rudy : Sudah tampaknya sebahagian besar kebutuhan kami dapat kami
terpenuhi. Johan, saya sydah percaya dengan Lembaga yang anda pimpin dengan hasil kerja baik dan telah dikenal oleh yang lainnya.
Johan : Terima kasih, atas penilaiannya terhadap usaha kami, kami selalu
memperhatikan kepuasan pelanggan.
Rudy : Tetapi saya belum begitu yakin dengan pelatihannya.
( Johan terkejut sambil berkata )
Johan : Oh ya ! anda berkata dari seorang bawahan anda akan mela-
kukan pelatihan.
Rudy : Benar, kami sudah menemukan orang yang tepat untuk menangai
Pelatihan tersebut, barang kali anda sudah mengenal beliau, namanya Anton Sudung, dari Sudung Group. Kemudian Rudy memberikan proposal Anton Sudung kepada Johan, untuk dibaca.
( Johan menerima dan malahan tidak melihat sama sekali pro-posal dan menolak gagasan Rudy melakukan tenaga dari pelatih dari Anton Sudung ) dan berkata :
Johan : Baiklah Rudy, kita sudah mengetahui bahwa pelatih kami lebih baik
daripada orang lain, bagaimana mingkin anda lebih percaya Anton Sudung Group.
( Rudy mulai geram dan tidak setuju dengan pendapat Johan ) dan berkata :
Rudy : Mungkin anda berpikir demikian, tapi ……
( Johan memotong perkataan Rudy dengan berkata : )
Johan : Dengan menggunakan salah satu orang tenaga pelatih kami akn membe-
rikan hasil terbaik dalam bidang kerja pada kantor anda, saya yakin pasti akan berhasil.
( melihat perkataan Rudy yang dipotong Johan, Rudy semakin jengkel ) dan berkata :
Rudy : Sebelum anda tergesa-gesa mengambil kesimpulan, saya beritahu-
kan sedikit mengenai kondute Anton Sudung Group, sekalipun Anton Sudung Group masih baru, tetapi kami yakin ia dapat menguasai computer dengan baik dan tidak kalah terampilnya dengan petugas yang anda pimpin.
( Johan tidak menanggapi perkataan Rudy dan kesalahan besar dari penilaian Johan adalah ketika ia berkata :)
Johan : Rudy saya meragukan kualifikasi mereka, namun satu-satunya jalan ada
lah untuk menghasilkan kerja memuaskan adalah kami sendiri yang melaksnakan pelatihan tersebut.
( Mendengar perkataan Johan ini, Rudy bertambah jengkel dan menyatakan dengan tegas :)
Rudy : Saya menghendaki tenaga pelatih dari Anton Sudung Group.
( Namun Johan menapis perkataan Rudy dan berkata : )
Johan : Berpikirlah dengan benar Rudy. Perlengkapan anda untuk melatih baru
dua minggu lagi tiba, lantas haruskah menunggu Anton ? Kami siap me-nyediakan fasilitas pelatihan seluruhnya tepat pada waktu yang anda inginkan, bagaimana !.
Rudy : Tidak masalah bagi saya.
Kini Johan tersinggung denga perkataan Rudy dan berkata :
Johan : Rudy, tindakan anda sungguh tidak masuk akal saya. Mengapa harus
menangguhkan tugas begitu penting, padahal kami sangat memenuhi syarat dalam melakukan pelatihan dengan baik.
Rudy : Sekalipun demikian, saya berkeinginan agar dia dapat lebih maju dan
memiliki pengalaman dalam mengembangkan pelatihan pad peru-sahaan lain.
( Johan benar-benar tidak siap menghadapi dan tidak menduga perkataan Rudy demikian dan berkata : )
Johan : Oh ya ! Kalau demikian, berarti anda tidak menghemat dana yang
anda mi¬liki untuk melakukan pelatihan tersebut. Coba kita hitung dana proposal kami semula adalah Rp 1.500.000.000,00……
( Rudy langsung berkata : )
Rudy : Sekitar Rp 100.000,00 akan menghemat biaya pelatihan bila anda yang melakukan..
Johan : Tidak seperti itu maksud saya Rudy !
Rudy : Lalu berapa biaya untuk pelatihan tersebut ?
Johan : Saya belum tentukan sebab kita beleum pernah menghitungnya
kemungkinan adanya penghematan biaya.
Rudy : Baiklah saya maklumi pengertian anda itu
Johan : Rudy biaya pelatihan yang anda sisihkan hanya lebih sedikit dari biaya
semestinya anda keluarkan untuk pelatihan tersebut.
Rudy : Baiklah Johan… ( terdiam sejenak ) dan selanjutnya berkata :
Anton Sudung Group tidak dapat disingkirkan dalam hal pelatihan tersebut.
( Pada saat itu Johan sangat kebingungan dan serba salah, kemudian berkata : )
Johan : Rudy, jadi bagaimana jika pelatihan itu kita dan bagaimana kalau kita
cerita masalah biaya dan yang lain !
Rudy : Saya belum siap untuk membicarakan masalah biaya. Coba anda hitung
berapa biaya yang dapat anda kurangi dengan tawaran yang diajukan Anton Sudung Group, setelah itu silahkan anda datang kembali kepada saya.
( Sambil bicara demikian Rudy mempersilahkan Johan untuk keluar dari kantornya. Johan sangat terpukul dan bangkit keluar kantor Rudy setelah terlebih dahulu menjabat tangan Rudy. )

Dari gambar cerita perundingan atau negosiasi yang dilakukan Johan dengan Rudy ternyata Johan tidak berhasil membujuk Rudy untuk melakukan hubungan kerjasama. Sebab dalam hal ini ada kesalahan yang dilakukan Johan sebagai juru runding, yaitu Johan merasa dirinya lebih penting dan sifatnya memaksa. Sehingga penawaran transaksi jual beli jasa tidak tercapai. Sebagai juru runding terkadang perlu latihan sebelum melakukan perundingan yang sebenarnya, hal ini dilakukan untuk mengurangi kekakuan, menghindari kegagalan dan mem-perkecil jadwal pelaksanaan perundingan dengan tujuan mengurangi beban biaya lebih besar.
 Hasil Kesepakatan atau Perjanjian.
Seperti uraian dimuka bahwa, setiap juru runding tidak selalu berhasil mem-bujuk lawan juru runding tersebut. Ada yang membutuhkan waktu lama, ada yang hanya satu kali saja perundingan selesai dilakukan setelah mendapatkan kesepakatan bersama dan ada pula perundingan dengan membuahkan kegagalan.
Perundingan yang membuah kesepakatan, maka kedua pihak perlu mengadakan suatu pernyataan secara tertulis yang biasa disebut dengan surat perjanjian. Surat Perjanjian dikatakan sah bilamana terpenuhi dengan minimal 4 ( empat ) syarat, yaitu :
 Ada kesepahaman dari mereka yang mengikatkan diri.
 Cakap untuk membat suatu perjanjian.
 Ada sesuatu yang diperjanjikan dengan jelas ( hal ini menyangkut isi surat perjanjian).
 Setiap yang diperjanjikan sah menurut hukum.
Kalau perundingan itu menyangkut bisnis, maka isi perjanjian harus berhubu-ngan dengan hasil perundingan, seperti berikut :
 Menyatakan jenis barang atau jasa.
 Menyatakan jumlah dan harga barang yang disepakati.
 Cara pembayaran dan penyerahan barang.
 Hak dan kewajiban kedua pihak.
 Nama dan tanda tangan kedua belah pihak
 Saksi bila diperlukan.
Untuk mengenal bentuk surat perjanjian, dibawah ini diberikan sebuah contoh bentuk surat perjanjian. Agar lebih memahami lebih jelas tentang isi surat per-janjian, dapat anda pelajari pada bahan ajar ( modul ) lain.
Bilamana perundingan telah tercapai win-win solution, maka langkah selan-jutnya adalah menuangkan hasil perundingan atau negosiasi dalam satu surat. Surat ini biasa disebut dengan surat perjanjian. Dewasa ini perjajian yang di-lakukan kalangan swasta dan pemerintahan selalu disebut dengan MoU (Memorandum of Understanding).

E. Puncak Perundingan atau Negosiasi.
Sebagaimana telah diuraikan terdahulu dituliskan bahwa melakukan ne-gosiasi, terkadang mendapatkan hail nihil dan terkadang dapat berhasil baik sesuai rencana. Dalam buku modul ini kita akan membicarakan puncak setelah dilakukan peundingan. Puncak perundingan atgau negosiasi dapat terjadi tiga, yaitu :
 Win-Win Solution, memberi arti bahwa kedua belah pihak secara bersama telah mendapatkan keinginan dari perundingan bisnis tersebut. Apabila perundingan menghasilkan Win-Win Solution, maka puncak dari perundingan adalah mewujud nyatakan perundingan tersebut ke dalam sebuah perjanjian atau dibuat dalam bentuk akta kesepakatan atau perjanjian.
 Win and Loss Strategi.
Yang dimaksud dengan Win and Loss Strategi adalah usaha perundingan untuk memenangkan hasil perundingan dengan mutlak. Dalam pengertian ini bukan berarti lawan perundingan tidak berdaya mewakili perusahaannya. Barangkali perusahaan tersebut hanya mempertahankan hubungan baik yang telah terjalin selama ini dan atau merupakan strategi lawan dengan cara seperti itu mereka dapat mensuplay bahan dengan mudah sekalipun dengan keuntungan kecil.
 Loss and Loss strategi.
Strategi perundingan lain dari Win and Loss Strategi adalah loss and loss. Pengertian loss and loss adalah strategi perundingan yang akan dihadapi dan hal ini kemungkinan dapat terjadi bilamana kedua belah pihak tidak saling mau mengalah terhadapa tawaran yang diberikan satu dengan lainnya. Bila terjadi seperti ini, maka juru runding tidak perlu saling menyudutkan dan hendaklah mengakhiri perundingan dengan kepala dingin. Saat ini perundingan tersebut tidak tercapai kesepatakan dan barangkali pada kesepatan lain terhadap masalah lain, mungkin perlu dilakukan perundingan menurut kepentingannya. Jadi sekalipun tidak dapat tercapai kesepakatan, maka persahabatan usaha harus tetap dijaga dengan baik dan petugas juru runding harus mengingat bahwa langganan adalah lahan untuk mendapatkan keuntungan bagi perusahaan.

KESIMPULAN

1. Pengertian Negosiasi.
Negosiasi adalah suatu bentuk perundingan yang dilakukan oleh dua orang yang memiliki kesamaan tujuan tertentu yang saling menguntungkan dan dilakuan dengan atas kesepakatan bersama.

2. Ciri-ciri Negosiasi.
Adapun ciri-ciri negosiasi dapat disebutkan seperti berikut ini :
1. Pelaku negosiasi minimal dilakukan oleh dua orang atau kelompok.
2. Kedua belah pihak saling memiliki kepentingan yang sama.
3. Minimal kedua belah pihak pernah melakukan hubungan kerjasama.
4. Mempunyai tujuan yang sama.
5. Aktivitas umumnya melibatkan presentasi yang berifat penawaran dan per-mintaan diantara kedua orang atau kelompok.

3. Proses bentuk Perundingan.
Beberapa panduan melakukan proses perundingan atau negosiasi, menurut Bob Waworuntu, ada seperti berikut :
 Pelajari isu yang akan dihadapi secara objektif.
 Tentukan luasnya objek pembicaraan.
 Tentukan pembicaraan yang harus ditangani.
 Beri kesempatan kepada lawan negosisasi untuk menyatakan setuju atau tidak setuju berikut dengan alasan.
 Jangan menyela pembicaraan lawan negosiasi, sekalipun perundingan tidak se-tuju. Jika mereka marah, jangan ambil hati dan biarkan mereka mengeluarkan kata-kata dari dalam hatinya dan tidak perlu menantang dalam bentuk emosi.
 Setiap argument atau penjelasan lawan perundingan harus diterima dan dipa-hami dengan baik sambil memperhatikan hal-hal seperti berikut :
o Bahasa badan, seperti air muka, sikap badan dan gerakan badan.
o Ketegangan yang ditunjukkan.
o Bila menekan pad hal-hal tertentu.
o Sikap bermusuhan tanpa alasan.

4. Unsur Negosiasi.
Unsur-unsur perundingan yang dilakukan para maneger atau petugas khusus yang dihunjuk oleh pimpinan perusahaan, yaitu :

1. Negosiator atau juru runding.
Kemampuan pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diharapkan adalah seperti berikut :
• Memiliki kewenangan dalam melakukan tugas perundingan dan me-ngambil keputusan.
• Memiliki wawasan luas dalam bidang yang akan dibicarakan.
• Terampil dalam melakukan perundingan.
• Berkemampuan dalam berbicara dan berbahasa yang baik dalam me-nyampaian ide.
• Memiliki sikap dan penampilan yang baik.
• Mempunyai rasa percaya diri kuat.
• Komit atau tegas dalam tiap pembicaraan.
• Mampu mengendalikan emosi dan memelihara hubungan baik.

2. Materi perundingan.
penguasaan materi perudingan perlu dikuasai dengan baik, ada enam hal yang perlu dipahami sehubungan dengan penguasaan materi perundingan melalui enam pertanyaan, seperti berikut :
o Apa yang akan dibicarakan.
o Siapa saja yang akan diutus sebagai juru runding.
o Siapa dan bagaimana karakteristik lawan negosiasi yang dihadapi.
o Mengapa perundingan itu harus dilakukan.
o Kapan perundingan itu harus dilakukan.
o Bagaimana sebaiknya perundingan itu dapat dilakukan.

3. Strategi dan Taktik Negosiasi atau Perundingan.
strategi negosiasi adalah rencana alur kegiatan perundingan. Strategi perundingan menguraikan bagaimana melakukan pendekatan kepada lawan perundingan untuk mendapatkan kesepakatan dari masing-masing pihak untuk tujuan tertentu.
4. Hasil Kesepakatan atau Perjanjian.
Perundingan akan membuahkan satu kesepakatan atau pernyataan secara tertulis dan disebut dengan surat perjanjian. disebut dengan MoU (Memorandum of Understanding).
Surat Perjanjian sah bilamana terpenuhi dengan minimal 4 ( empat ) syarat, yaitu :
 Ada kesepahaman dari mereka yang mengikatkan diri.
 Cakap untuk membat suatu perjanjian.
 Ada sesuatu yang diperjanjikan dengan jelas ( hal ini menyangkut isi surat perjanjian).
 Setiap yang diperjanjikan sah menurut hukum.
Bila rundingan menyangkut bisnis, maka isi perjanjian dapat seperti berikut :
 Menyatakan jenis barang atau jasa.
 Menyatakan jumlah dan harga barang yang disepakati.
 Cara pembayaran dan penyerahan barang.
 Hak dan kewajiban kedua pihak.
 Nama dan tanda tangan kedua belah pihak
 Saksi bila diperlukan.

5. Adapun bentuk penyusunan strategi perundingan adalah seperti berikut :
1. Perlunya memahami sifat, karakter, kekuatan dan kelemahan dari pihak lawan perundingan.
2. Tetapkan target minimum dan maksimum yang akan dicapai untuk dapat diterima.
3. Gaya dalam melakukan perundingan untuk mempermudah presentasi dengan baik.
4. Apabila diperlukan membentuk team perundingan dapat dilakukan menurut jumlah ideal.
5. Memahami permasalah yang akan dirundingkan.

6. Puncak Negosiasi.
Puncak perundingan atau negosiasi dapat terjadi tiga, yaitu :
 Win-Win Solution, memberi arti bahwa kedua belah pihak secara bersama telah mendapatkan keinginan dari perundingan bisnis tersebut. Perundingan akan menghasilkan Win-Win Solution, maka puncak dari perundingan adalah mewujud nyatakan dalam sebuah perjanjian sebagai akta kesepakatan atau perjanjian.
 Win and Loss Strategi.
Win and Loss Strategi adalah usaha perundingan untuk memenangkan atau tidak membuahkan hasil. Ada dua kemungkinan dapat terjadi bertahan atau menyetujui perjanjian. Apabila tetap bertahan hubungan baik yang telah terjalin selama ini tetap harus terpelihara
 Loss and Loss strategi.
Strategi perundingan loss and loss suatu strategi perundingan yang dapat kemungkinan terjadi bilamana kedua belah pihak tidak mendapat persesuaian terhadap tawaran yang diberikan satu dengan lainnya. Sekalipun tidak dapat tercapai kesepakatan, maka persahabatan usaha harus tetap dijaga dengan baik dan petugas juru runding harus mengingat bahwa langganan adalah lahan untuk mendapatkan keuntungan bagi perusahaan.

TES KOMPETENSI

1. Apa yang dimaksud dengan perundingan atau negosiasi ?
2. Mengapa Negosiasi sangat dibutuhkan dalam dunia usaha.
3. Uraikan satu contoh bentuk negosiasi dalam dunia usaha.
4. Tuliskan ciri-ciri negosiasi.
5. Uraikan, mengapa pelaksanaan negosiasi perlu disusun suatu strategi.
6. Tuliskan beberapa panduan dalam menyusun strategi negosias.
7. Tuliskan unsur-unsur negosiasi atau perundingan.
8. Uraikan perlunya persiapan negosiator sebelum melakukan perundingan.
9. Kemampuan pengetahuan, sikap dan keterampilan mutlak dikuasai oleh seorang negosiator atau juru runding. Kemampauan siperti apakah yang dimaksud ?
10. Hasil rundingan senantiasa dibuat dalam bentuk perjanjian. Mengenai apa sajakah isi perjanjian dagang ?

Bahan Ajar : Menemukan Peluang Baru dari Pelanggan

BAHAN PELAJARAN

PROGRAM KEAHLIAN : PEMASARAN

disusun oleh : Drs. Pondang Manurung

Guru SMK Negeri 6 Medan

Kompetensi Dasar : Menindaklanjuti Permintaan Lian dari pelanggan

Topik Pelajaran : Mengenal Perilaku Pelanggan

A. Mengenal Watak Pelanggan

Sejak lahir setiap orang memiliki watak yang berbeda sekalipun mereka lahir kembar. Demikian dalam memilih atau berbelanja sejumlah produk. Petugas penjual dalam menjalankan tugasnya selalu berhadapan dengan calon pe-langgan yang berbeda watak. Seandainya dalam melayani pembelian itu dapat memilih calon pelanggan, tentu kita akan memilih calon pelanggan yang tidak banyak berbicara, tidak banyak gaya dan tidak banyak pertimbangan, sehingga di dalam pelayanan tidak akan ditemui hambatan.

Jika kita menemukan calon pelanggan yang langsung membeli, tentu akan lebih mudah bagi kita melayani pelanggan tersebut. Keadaan seperti ini pasti setiap petugas penjual selalu menginginkan karena pekerjaan dapat dilakukan dengan praktis, cepat dan mendapat keuntungan.

Kedatangan calon pelanggan ke tempat usaha adalah untuk mencari pro-duk yang sesuai dengan kebutuhan baik sebagai produk konsumsi maupun sebagai produk dagangan. Ada kemungkinan setelah melihat produk tersebut calon pelanggan merasa tidak tertarik dan akhirnya batal membeli dan ada batal mem-beli, hanya karena tidak mendapatkan pelayanan yang baik, sehingga calon pelanggan tidak melakukan pembelian produk. Jika hal ini terjadi berarti petugas penjual tidak dapat menguasai usahanya dengan baik, akhirnya keuntungan didepan mata menjadi sirna begitu saja.

Meraih hati calon pelanggan adalah merupakan tugas utama petugas penjual, yaitu berusaha agar calon pelanggan mau melakukan pembelian produk. Meraih hati calon pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah. Itulah sebabnya, setiap orang yang berkecimpung dalam bidang penjualan harus memahami peri-laku atau watak setiap calon pelanggan. Memahami perilaku calon pelanggan

Bahan Ajar : Menemukan Peluang Baru dari Pelanggan

Bahan Pelajaran 

Program Keahlian Pemasaran

disusun oleh Drs. Pondang Manurung

Guru SMK Negeri 6 Medan

Konpetensi Dasar : Menindaklanjuti Permintaan Lain dari Pelanggan.

Topik Pelajaran :

melayani permintaan pelanggan

A.   Pesanan Pelanggan

 Penjual akan merasa bahagia bila menerima pesanan dari pelanggan. Kehilangan pesanan dari pelanggan sama artinya kehilangan sejumlah keuntungan. Oleh karena itu setiap pesanan yang datang harus ditangani dengan cermat dan teliti. Pesanan yang dilakukan pelanggan secara umum sering terjadi dengan langsung dan tidak langsung. Pesanan dengan langsung yang dilakukan pelanggan dapat terjadi seperti :

1)    Bilamana pesanan produk dalam jumlah kecil.

2)    Pesanan umumnya untuk keperluan sendiri/keluarga.

3)    Apabila pelanggan memerlukan keterangan terhadap produk yang akan dibeli.

4)    Bilamana calon pelanggan hendak melakukan negoiasi.

5)    Bila calon pelanggan tersebut adalah pelanggan baru.

6)    Tempat tinggal pelanggan dengan penjual tidak berjauhan.

Di samping pesanan dengan cara langsung, pelanggan juga kerap melakukan pesanan dengan cara telepon, pengiriman surat melalui pos, melalui email dan melalui faximile dan telegram. Pesanan-pesanan yang diterima penjual adalah berkat usaha jasa pelayanan yang dilakukan oleh bagian pemasaran. Usaha jasa pelayanan tersebut dapat terjadi seperti :

1)    Atas upaya kegiatan iklan.

2)    Atas upaya promosi terhadap produk kepada calon pelanggan.

3)    Berkat kegiatan pameran.

4)    Melakukan penawaran langsung dengan cara bernegosiasi.

5)    Berkat kegiatan publisitas produk kepada masyarakat.

6)    Atas penawaran produk yang dilakukan melalui surat yang dikirim langsung kepada calon pelanggan.

7)    Berkat penawaran produk yang dilakukan melalui internet.

8)    Berkat pelayanan baik yang langsung dirasakan pelanggan sela-ma berbelanja.

Setiap jual beli sejumlah produk diharuskan membuat nota penjulan. Namun, sebagai pelanggan ada juga tidak mementingkan nota penjualan. Nota penjualan atau nota pembelian selalu dibutuhkan oleh pelanggan bukan untuk kepentingan pribadi, tetapi untuk kepentingan usaha atau organisasi. Seperti badan usaha dagang, bahwa sejumlah produk yang dibeli dari penjual untuk kepentingan usaha dagang yang akan dijual kembali kepada calon pelanggan, maka nota pembelian sa-gat dibutuhkan untuk menghitung harga jual produk yang baru. Harga pembelian tersebut disebut dengan harga pokok pembelian.

 

 Pada kegiatan dagang bukti pembelian atau penjualan sangat dibutuhkan oleh pelanggan dan penjual. Bukti penjualan bagi penjual sebagai bukti adanya penjualan  produk dalam menghitung penghasilan dan bukti bahwa telah terjadi pengura-gan produk. Bagi pelanggan, bukti pembelian dibutuhkan selain untuk menetapkan harga jual produk, juga dapat digunakan sebagai bukti pengurangan uang kas atau bank dan bukti terjadinya penambahan produk atas pembelian produk.

Bukti penjualan juga dapat dipergunakan sebagai surat kuasa pengalihan kepemilikan atau dapat digunakan untuk pengambilan produk pada tempat yang telah dihunjuk oleh penjual untuk diambil oleh pelanggan. Bukti penjualan yang digunakan untuk mengambil sejumlah barang atau produk dan biasa disebut dengan Delivery Order ( DO ). Bentuk surat deliviry order tergantung masing-masing usaha menciptakan sesuai kepentingan sendiri.

 

B.   Menerima Pesanan Pelanggan.

Pesanan dari pelanggan harus segera ditindaklanjuti sesuai permintaan pelanggan. Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dari setiap pesanan pelanggan terlebih pesanan melalui surat, telepon maupun telegram atau email, yaitu :

1)    Nama pemesan atau usaha dagang yang memesan.

2)    Alamat berikut nomor telepon.

3)    Jenis barang yang dipesan.

4)    Jumlah produk

5)    Kualitas produk.

6)    Waktu pengiriman produk.

7)    Syarat penyerahan barang.

8)    Transportasi pengiriman.

Setiap pesanan yang telah diterima oleh bagian penerimaan pesanan pelanggan memasukkan ke kartu pesanan pelanggan. Setelah kartu pesanan diisi kemudian diteruskan ke bagian gudang untuk menyediakan produk pesanan dengan terlebih dahulu memperhatikan stok persediaan produk.

C.  Proses Pengiriman Produk.

Pelanggan yang melakukan pemesanan produk selalu menghendaki agar produk yang dibelinya dapat diantar sesuai waktu yang diinginkan. Penyerahan produk pesanan pelanggan secara umum dapat diambil langsung oleh pelanggan sendiri dan dapat diantar oleh oleh penjual. Posisi penyerahan produk belanjaan tersebut adalah tergantung kesepakatan pelanggan dan penjual, sebelum dilakukan jual dan beli.

Sebelum pengiriman dilakukan, petugas gudang perlu memperhatikan seti-ap produk yang akan dikirim. Yang perlu diperhatikan adalah apakah produk yang akan dikirim perlu dilakukan pengepakan atau pembungkusan. Pengepakan dan atau pembungkusan produk ditujukan demi keamanan barang selama dalam pengiriman atau pengangkutan produk dari resiko kemungkinan kerusakan.

Pengiriman produk dapat dilakukan dengan alat angkutan udara atau darat dan atau laut. Pemilihan jenis alat angkutan produk tentu disesuaikan dengan jarak, keadaan tempuh dan sifat produk yang akan dikirim. Pengangkutan udara dapat dilakukan apabila jarak dan keaadan tempuh tidak memungkinkan dengan alat angkutan darat dan laut. Seperti wilayah atau daerah kepala burung ( papua barat ) antara satu daerah dengan daerah lain tidak memungkinkan dilakukan pengiriman produk melalui darat dan laut karena wilayah papua merupakan pegunungan. Perdagangan antara negara, pengiriman produk lazim digunakan dengan angkutan laut. Demikian pula dengan pengiriman antara kota dalam satu wilayah lebih efisien dengan menggunakan alat angkut darat. Kota Medan dengan daerah turis Parapat lebih baik menggunakan alat angkutan darat dibanding dengan alat angkutan udara bila dilihat dari efisiensi biaya pengiriman.

Untuk lebih jelas secara umum, proses penyiapan produk pesanan pelanggan dapat diperhatikan langkah-langkah berikut :

1)    Tuliskan macam produk pesanan pelanggan pada blanko pesanan.

2)    Perhatikan persediaan barang yang tercatat pada buku persediaan produk. Tujuannya untuk mengetahui ketersediaan produk.

3)    Pesanan yang telah dituliskan diteruskan kepada petugas gudang untuk menyediakan produk.

4)    Petugas gudang menyediakan produk pesanan pelanggan.

5)    Produk yang telah disisihkan sesuai pesanan ceking kembali untuk menghindari kesalahan pengambilan produk.

6)    Setiap produk harus dipacking atau bungkus bila produk tersebut dimung-kinkan untuk dipacking atau dibungkus.

7)    Bagian gudang melalukan pencatatan dalam buku persediaan produk atas pengurangan produk.

8)    Daftrar pesanan produk dikembalikan ke bagian penjualan.

9)    Bagian penjualan menceking kembali kebenaran produk yang disediakan petugas gudang sebelum dikirim.

10) Produk yang telah disediakan kemudian dicatat dalam faktur penjualan.

11) Dari bagian penjualan kemudian diteruskan ke bagian pengiriman agar pro-duk siap dikirim berikut pemberian faktur penjualan dan surat pemberitahuan pengiriman produk.

12) Bagian penjualan juga memberitahukan bagian keuangan sebagai pemberi-tahuan bahwa produk siap dikirim.

13) Bagian keuangan berkonfirmasi ke bagian pengiriman produk atas produk pesanan pelanggan telah dikirim atau belum.

14) Produk pesanan siap dikirim kepada pelanggan.

D.  Menyikapi Pesanan Pelanggan

E.   Sikap Penjual Menghadapi Pelanggan

Uji Kompetensi

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan baik !

1.        tuliskan ciri-ciri pesanan yang di beli secara langsung oleh pelanggan.

2.        tuliskan cara pelanggan melakukan pesanan.

3.        terjadinya pesanan dari calon pelanggan dikarenakan atas usaha pelaku usaha, tuliskan macam usaha tersebut.

4.        mengapa bukti penjualan sangat diperlukan oleh pembeli dan penjual.

5.        tuliskan macam bukti penjualan produk.

6.        tuliskan hal-hal yang perlu diper

7.        hatikan dalam surat pesanan pelanggan.sebelum menyediakan produk yang dipesanan pelanggan perlu memperhatikan buku persediaan barang, mengapa ?

8.        tuliskan langkah-langah persiapan dalam menyediakan produk pesanan pelanggan.

9.        mengapa setiap usaha dagangperlu memperhatikan p[ersediaan produk dagangan.

10.     uraikan keuntungan bagi pembeli dengan mendapatkan produk dagangan dari satu pemasok.

11.     mengapa penjual perlu membuat buku daftar pelanggan.

12.     buat sebuah contoh pengisian buku daftar pelanggan.

13.     uraikan bentuk pelayanan attitude ( sikap ) dari penjua kepada pelanggan.

14.     uraikan bentuk pelayanan attention ( perhatian ) dari penjual kepada pelanggan.

15.     uraikan bentuk pelayanan action ( tindakan ) dari penjual kepada pelanggan.

donasi 20,000,00

mmaspon@yahoo.co.id